皆さん、こんばんは。ONE Xのりゅうです。今日は緊急事態宣言発令に伴い、再び加速するリモートワークでのコミュニケーションの取り方についてまとめてみました。リモートワークで悩む皆さんのヒントになれば幸いです。下記は主なオフィスワークとリモートワークの比較です。
この中で❸〜❹は電子化の仕組みを入れる必要があるかと思います。❶❷についてはすでに導入している企業も多いとは思いますが、コミュニケーションで苦労している部分も多いかと思いますので、これのTipsを書いていこうと思います。
❶自宅・カフェなどでZOOM打ち合わせ
皆さんもZOOMやTeamsでのミーティングが大幅に増えてきたかと思います。Teamsの導入は世界的にかなり加速していて、昨年5月は数千万ダウンロードだったにもかかわらず、コロナに伴うリモートワーク加速で1.3億人ユーザーまで拡大したそうです。数倍の規模感になったということですね。オンラインのミーティングはどうしても「雑談」が少なくなりがちです。これによって腹を割って話す空気が作りづらくなるという課題があります。皆さんに今日紹介したいのは「チェックイン・チェックアウト」という方式です。さて、チェックイン・チェックアウトとは何でしょうか？
◉チェックイン・チェックアウトとは
私自身２年ほど前から塩尻市役所のメンバーとオンラインミーティングを重ねてきており、そのときに実施していたのがチェックイン・チェックアウトという方法です。会議の最初と最後に「わざと雑談を入れる」ことでメンバーの心理的安全性を高める取り組みです。具体的にはチェックイン今の体調や気分、最近の気持ちの変化を語り、チェックアウトでは会議での気付きや心境の変化を語るイメージです。昨年はこちらの取り組みについて日本テレビのSocialという番組でも取り上げていただきました。動画も残っていますので、ぜひ下記リンクからご覧頂けると幸いです。
◉チェックインのポイント
・一人３０秒〜１分程度で行います。
・語れる準備ができた人から立候補にて発言していくと良いでしょう。
・自分自身の名前、ニックネームを名乗り、今の気分や心境を語ります。
もし会議で緊張している場合は、その心境も語っておくと良いでしょう。
・誰かだけが話す状態をできる限り回避し、全員に発言できる機会を儲けましょう。
◉チェックアウトのポイント
・こちらも一人３０秒〜１分程度で行います。
・語れる準備ができた人から立候補にて発言していくと良いでしょう。
・ミーティングを通じて得た気付きや心境の変化を語りましょう。
・何か今日の次の活動に繋がりそうなこともあれば述べておきましょう。
チェックイン・チェックアウトの目的はあえて雑談の時間を設けることで、「心理的安全性の高い空間を作ることです。YES ANDの精神で、お互いを尊重しあい、認める工夫をしていきましょう。
◉会議中はYES ANDの工夫を
会議をしているとどうしても否定をしたくなる部分もあるかもしれませんが、頭ごなしに否定するのではなく、建設的な批判になるよう心がけましょう。「〜だよね、でもさ〜〜」とならぬよう「〜だよね、さらにこうすればいいんじゃないかな」等前向きに批判をして、より良い改善が行われるサポートをしていきましょう。ただただ批判するのは簡単です。批判するなら代替案を出すくらいの心持ちで進めることが大事だと思います。
❷Teams, Slack等で相談（ちょっとした雑談タイムを設ける）
通常の会議以外で、オフィス勤務では「ちょっといいですか？」と言うシーンがあったかと思います。リモートワークになるとこの機会が極端に減ってしまいます。なので、意図的に下記３つを導入することをお勧めします。
◉少人数での雑談タイム
１日２０〜３０分でいいので、事前に何でも相談できるオンラインミーティング時間を確保しておくことをおすすめします。ちょっと聞きたい時に聴ける場があることはプロジェクトを進行していく上で必須の要素になってくると思います。定例の会議がある場合は、その前後に設置しておくことで、会議後に相談したかったことを吐き出せる場が出来上がります。ぜひこちらは導入していきましょう。
◉上司やプロジェクト関係者との1on1
こちらは週に１〜２回でいいので、事前にテーマを設定しない1on1タイムを設けておきましょう。上司は部下の仕事ぶりや不安なことなどを把握しておきたいはずなので、意図的にそういう場を作り、キャリアやプライベートなことも含めて相談できる機会を作っておくようにしておきましょう。
◉SlackやTeamsでの雑談チャンネル
こちらはSlackのチャンネルなどだとプロジェクトに関すること以外投稿してはいけないムードが流れていることもあるかと思いますが、仕事に多少関わりそうなメディア情報や業界情報、ちょっとした相談事項を「雑談チャンネル」上でできるようにしておきましょう。雑談が増えることでSlack内での発言数が多くなり、コミュニケーションが活性化していくことがよくあります。ぜひ実践しつつコミュニケーション量を増やしていきましょう。
以上、いかがでしたでしょうか。ちょっとした工夫でチームのパフォーマンスは大きく向上します。オンラインに慣れず、リモートワークが苦しい方も多くいらっしゃるかと思いますが、コミュニケーションの課題が解決されると一気にプロジェクトを進めやすくなります。この機会にカイゼンにトライしてみてください〜。
では良い週末を〜。
